Utrata statusu zakładu pracy chronionej jest momentem przełomowym w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Zmiana ta pociąga za sobą skutki zarówno finansowe, jak i organizacyjne, a jednym z najważniejszych obszarów, który wymaga natychmiastowego uporządkowania, są obowiązki wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że przejście z ZPChr na status zwykłego pracodawcy znacząco modyfikuje sposób naliczania i raportowania wpłat na Fundusz.
Aby uniknąć sankcji finansowych oraz nieprawidłowości wykrywanych podczas kontroli PFRON, konieczne jest szybkie i prawidłowe dostosowanie się do nowych obowiązków.
Co oznacza utrata statusu ZPChr?
Zakład pracy chronionej korzysta z szeregu preferencji, w tym ze zwolnienia z obowiązkowych wpłat na PFRON oraz wielu dodatkowych udogodnień związanych z zatrudnianiem osób z niepełnosprawnością. Utrata tego statusu oznacza, że przedsiębiorca traci wszystkie te przywileje, a jego obowiązki zaczynają być takie same jak w przypadku innych pracodawców działających na otwartym rynku pracy.
W praktyce zmiana ta następuje najczęściej na skutek niespełnienia ustawowych wymogów dotyczących wskaźników zatrudnienia, warunków organizacyjnych lub wyników kontroli. Z momentem utraty statusu pracodawca przechodzi na zasady ogólne i może stać się podmiotem zobowiązanym do wpłat na PFRON.
Kiedy powstaje obowiązek wpłat na PFRON po utracie statusu ZPChr?
Obowiązek ten powstaje od pierwszego pełnego miesiąca następującego po utracie statusu. Oznacza to, że:
- w miesiącu utraty statusu wpłat nie nalicza się,
- od kolejnego miesiąca pracodawca musi prowadzić pełne wyliczenia tak jak każdy inny podmiot,
- jeżeli zatrudnienie przekracza 25 etatów i firma nie osiąga wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością, automatycznie pojawia się obowiązek rejestracji w PFRON i comiesięcznych wpłat.
Ten moment wymaga szczególnej uwagi, ponieważ błędne przyjęcie terminu może skutkować złożeniem nieprawidłowej deklaracji albo brakiem deklaracji, co PFRON traktuje jako naruszenie obowiązków ustawowych.
Jak wyliczyć wpłaty do PFRON po utracie statusu?
Po zmianie statusu firma musi stosować standardowy mechanizm obliczania wpłaty. Kluczowe są trzy elementy: liczba etatów ogółem, liczba etatów osób z niepełnosprawnością oraz współczynnik określony ustawowo.
Najpierw ustala się liczbę pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, przeliczoną na pełne etaty. Następnie określa się, ilu z nich posiada aktualne orzeczenia o niepełnosprawności oraz jaki procent całego zatrudnienia stanowią. Dopiero porównanie tych wartości z ustawowym wskaźnikiem pozwala określić, czy powstaje obowiązek wpłaty.
Kwota wpłaty jest obliczana za pomocą szczegółowego wzoru określonego w ustawie. Wynik zawsze odzwierciedla różnicę pomiędzy stanem wymaganym a rzeczywistą liczbą etatów osób z niepełnosprawnością. Jeśli pracodawca zatrudnia wyłącznie osoby sprawne, jego wpłata jest najwyższa; każde zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością tę wpłatę proporcjonalnie obniża.
Dokumenty, które należy przygotować po utracie statusu ZPChr
Aby prawidłowo naliczyć i rozliczyć wpłaty, pracodawca musi przygotować kompletną dokumentację kadrową. Obejmuje ona:
- aktualną listę pracowników oraz wymiar ich etatów,
- orzeczenia o niepełnosprawności wraz z datami ich ważności,
- wykaz absencji wpływających na przeliczanie wskaźnika,
- dane niezbędne do złożenia deklaracji DEK-I-0, DEK-I-a i informacji miesięcznych.
Dodatkowym obowiązkiem jest przeprowadzenie analizy wewnętrznej, ponieważ utrata statusu ZPChr często oznacza konieczność zmiany procedur, a czasem także aktualizacji regulaminów wewnętrznych.
Czy po utracie statusu ZPChr można korzystać z ulg we wpłatach na PFRON?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Odpowiedź zależy od sytuacji przedsiębiorcy. Firma, która utraciła status ZPChr i przechodzi na zasady ogólne, może korzystać z ulg, ale wyłącznie jako nabywca usług od podmiotów uprawnionych do ich udzielania. Utrata statusu nie daje prawa do samodzielnego udzielania ulg — to przywilej dostępny jedynie dla przedsiębiorstw zatrudniających odpowiedni wskaźnik osób z niepełnosprawnością, czyli minimum 30%. To oznacza, że dla pracodawcy po utracie statusu zakładu pracy chronionej ulgi mogą być narzędziem obniżania kosztów, ale tylko w formie zakupu usług lub produktów od firm uprawnionych do generowania ulg.
Jak uniknąć sankcji i kar po utracie statusu ZPChr?
Najważniejsze jest wdrożenie prawidłowych procedur już w pierwszym miesiącu działania na zasadach ogólnych. Pracodawca po utracie statusu zakładu pracy chronionej musi:
- dokładnie przeanalizować stan zatrudnienia,
- ustalić, kto odpowiada za przygotowanie deklaracji,
- zweryfikować wszystkie orzeczenia o niepełnosprawności,
- przeanalizować konieczność rejestracji w PFRON,
- uporządkować dokumentację kadrową,
- zaplanować sposób rozliczania ulg, jeśli pracodawca zamierza z nich korzystać.
W wielu przypadkach pomocne jest przeprowadzenie wewnętrznego audytu kadrowego, który pozwala uporządkować dane i wykryć nieścisłości przed złożeniem pierwszej deklaracji.
Podsumowanie
Utrata statusu ZPChr oznacza konieczność przejścia na zasady ogólne i rozliczania wpłat na PFRON według standardowych reguł. Aby cały proces przebiegł prawidłowo, pracodawca po utracie statusu zakładu pracy chronionej powinien przygotować kompletną dokumentację kadrową, dokładnie przeliczyć etaty, zweryfikować orzeczenia oraz ustalić odpowiedzialność za comiesięczne deklaracje. Starannie przeprowadzony proces przejścia minimalizuje ryzyko błędów, ułatwia składanie kolejnych deklaracji i pozwala uniknąć nieprawidłowości podczas ewentualnej kontroli.
W ramach przygotowań wiele firm sięga również po dostępne opracowania, analizy i komentarze dotyczące obowiązków po utracie statusu zakładu pracy chronionej. Takie materiały pomagają uporządkować proces dostosowania się do nowych zasad i upewnić się, że działania są zgodne z obowiązującymi regulacjami. W niektórych przypadkach pomocne może być także skorzystanie z doradztwa prawnego, zwłaszcza gdy zmiana statusu wiąże się z reorganizacją zatrudnienia lub koniecznością wdrożenia nowych procedur.
Artykuł sponsorowany