Naliczanie wynagrodzeń to jeden z najbardziej wrażliwych obszarów funkcjonowania firmy. Dla pracownika pensja jest podstawowym świadczeniem wynikającym ze stosunku pracy, a dla pracodawcy – obowiązkiem ściśle regulowanym przez przepisy prawa. Błędy w tym zakresie nie są traktowane jako drobne uchybienia techniczne, lecz jako naruszenia praw pracowniczych, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Prawo pracy jasno wskazuje, że odpowiedzialność za prawidłowe naliczanie i wypłatę wynagrodzenia zawsze spoczywa na pracodawcy – niezależnie od tego, czy zadania kadrowo-płacowe realizuje wewnętrzny dział kadr, czy podmiot zewnętrzny.
Wynagrodzenie jako podstawowy obowiązek pracodawcy
Zgodnie z przepisami Kodeks pracy wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane w ustalonej wysokości, terminie i formie. Obejmuje to nie tylko pensję zasadniczą, ale również dodatki, premie, nadgodziny, wynagrodzenie chorobowe czy ekwiwalenty. Nawet nieumyślne zaniżenie wypłaty lub błędne obliczenie składników płacy jest traktowane jako naruszenie obowiązków pracodawcy. Co istotne, tłumaczenie się brakiem wiedzy, błędem systemu lub pomyłką osoby odpowiedzialnej za kadry nie zwalnia z odpowiedzialności.
Konsekwencje błędów dla pracodawcy
Nieprawidłowe naliczanie wynagrodzeń może skutkować obowiązkiem wypłaty zaległych kwot wraz z odsetkami, a w skrajnych przypadkach również odpowiedzialnością wykroczeniową. Podczas kontroli prowadzonej przez Państwowa Inspekcja Pracy pracodawca może zostać zobowiązany do natychmiastowego usunięcia nieprawidłowości, a także ukarany grzywną. Dodatkowo błędy w naliczaniu składek lub zaliczek podatkowych mogą skutkować sankcjami ze strony ZUS oraz organów skarbowych. W praktyce oznacza to podwójne ryzyko – zarówno na gruncie prawa pracy, jak i przepisów podatkowo-ubezpieczeniowych.
Odpowiedzialność niezależna od outsourcingu
Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing kadr i płac, jednak warto podkreślić, że z punktu widzenia prawa pracy odpowiedzialność nie ulega przeniesieniu. Nawet jeśli naliczanie wynagrodzeń realizuje zewnętrzne biuro, to pracodawca pozostaje stroną stosunku pracy i to on odpowiada wobec pracownika za ewentualne nieprawidłowości. W przypadku błędów możliwe jest dochodzenie roszczeń regresowych wobec podmiotu świadczącego usługi kadrowe, ale nie zmienia to faktu, że pierwszym adresatem roszczeń zawsze będzie pracodawca.
Roszczenia pracownika i ryzyko sporów
Pracownik, który otrzymał zaniżone wynagrodzenie, ma prawo dochodzić swoich roszczeń zarówno na drodze polubownej, jak i sądowej. Co istotne, roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się dopiero po trzech latach, co oznacza, że błędy mogą „wrócić” nawet po dłuższym czasie. W sporach sądowych pracodawca musi wykazać, że wynagrodzenie zostało naliczone prawidłowo, a brak rzetelnej dokumentacji działa zazwyczaj na jego niekorzyść. Dodatkowo powtarzające się błędy mogą zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracownika.
Jak ograniczyć ryzyko odpowiedzialności?
Z perspektywy pracodawcy kluczowe znaczenie ma prewencja. Regularne audyty kadrowo-płacowe, aktualna wiedza o zmianach w przepisach oraz jasne procedury naliczania wynagrodzeń znacząco ograniczają ryzyko błędów. Coraz częściej firmy decydują się na współpracę z wyspecjalizowanymi podmiotami zajmującymi się obsługą kadr i płac, co pozwala uporządkować procesy i zminimalizować ryzyko naruszeń. Niezależnie od przyjętego modelu, to właśnie pracodawca powinien aktywnie nadzorować obszar wynagrodzeń i traktować go jako element bezpieczeństwa prawnego firmy, a nie wyłącznie administracyjny obowiązek.
Artykuł sponsorowany