Umowa wdrożeniowa jest obecnie jedną z najczęściej wykorzystywanych umów w branży IT. Realizacja projektów IT w oparciu o umowę wdrożeniową w dalszym ciągu cieszy się dużą popularnością. Obok umowy na świadczenie usług programistycznych oraz umów na body leasing jest to podstawowa forma umowy przy tworzeniu oprogramowania. Jej istotą jest to, że wykonawca bierze pełną odpowiedzialność za dostarczeniu konkretnego oznaczonego rezultatu (najczęściej w oparciu o konkretną specyfikację) w ustalonym terminie, zaś zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia. Jest to istota umów o dzieło i do takiej kategorii należy zaliczyć umowę wdrożeniową.
Umowa wdrożeniowa IT – na co zwrócić uwagę?
Co powinno znaleźć się w modelowej umowie wdrożeniowej systemu IT? Przy tworzeniu takiego rodzaju kontraktu nie można zapomnieć o:
- dobrym określeniu przedmiotu umowy i specyfikacji systemu,
- określeniu zasad współdziałania zamawiającego z wykonawcą,
- zasadach realizacji umowy,
- postanowieniu o zlecaniu prac dodatkowych nie objętych specyfikacją,
- procedurze odbiorów i testów
- postanowieniu dot. własności intelektualnej,
- postanowieniu o odpowiedzialności wykonawcy,
- postanowieniu o poufności,
- postanowieniu o zakazie zatrudniania pracowników wykonawcy
- postanowieniu o ochronie danych osobowych.
Umowa wdrożeniowa wzór
Wzór umowy wdrożeniowej możesz zamówić w sklepie dostępnym na blogu Umowy w IT. Szablon zawiera wszystkie najważniejsze elementy, które powinny zostać poruszone w umowie o świadczenie usług programistycznych przez programistę.
Przedmiot umowy wdrożeniowej
Umowa wdrożeniowa zazwyczaj jest obszernym dokumentem. Postanowienia dotyczące jej przedmiotu powinny być więc swojego rodzaju mapą całego projektu, z której dowiemy się na co strony chcą się umówić. Przykładowo przedmiotem umowy wdrożeniowej może być:
- wykonanie przez Wykonawcę Systemu wraz z Dokumentacją i jego wdrożenie na Infrastrukturę w zakresie objętym Specyfikacją w terminach określonych Harmonogramem;
- ustalenie zasad składania Zamówień na prace dodatkowe, tzn. niewchodzące w zakres Specyfikacji;
- ustalenie zasad współpracy Stron w zakresie realizacji Umowy i Zamówień, a także praw i obowiązków Stron z tym związanych;
- przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz udzielenie licencji na korzystanie z utworów na zasadach określonych w pkt 6 Umowy.
Współdziałanie zamawiającego z wykonawcą
Umowa wdrożeniowa to taki kontrakt, w którym stroną silniejszą jest zazwyczaj zamawiający. Ważne jest więc dla wykonawcy aby dobrze określić katalog współdziałania, którego oczekuje od zamawiającego. Zgodnie z Kodeksem cywilnym w przypadku braku współdziałania wykonawca może pod pewnymi warunkami odstąpić od umowy wdrożeniowej. Trzeba więc precyzyjnie określić czego wykonawca może oczekiwać i wymagać od zamawiającego.
Zasady realizacji umowy wdrożeniowej
W postanowieniach dotyczących realizacji umowy wdrożeniowej strony mogą wskazać w jakiej metodyce projektowej będą realizowały swoje prace. Możliwość rozwiązań jest bardzo wiele od tradycyjnej metody kaskadowej (Waterfall) po metodyki zwinne (Agile/Scrum) dostosowane do wymogów umowy o dzieło.
Prace dodatkowe w umowie wdrożeniowej
Umowa wdrożeniowa jest bardzo sztywną umową. Strony dokładnie umawiają się na to co ma być wykonane tworząc specyfikację. Bardzo często w trakcie realizacji tego typu umowy zamawiający może dojść do wniosku że potrzebuje aby wykonawca zrealizował dodatkowe prace, które wcześniej nie były przewidziane. Dlatego też warto w umowie wdrożeniowej dodać możliwość składania dodatkowych zamówień przez zamawiającego i stworzyć do tego procedurę.
Testy i odbiór w umowie wdrożeniowej
Umowa wdrożeniowa, szczególnie przy skomplikowanych projektach, powinna przewidywać procedurę testów i późniejszego odbioru zamówionego programu komputerowego. Umowa wdrożeniowa może przewidywać jeden lub więcej scenariuszy testowych a także powinna określać kategorie błędów, dzięki którym będzie wiadomo czy wynik testu jest pozytywny czy też nie. Po przeprowadzeniu testów i ich pozytywnym wyniku strony mogą przystąpić do częściowego lub końcowego odbioru projektu w zależności od tego czy projekt realizowany jest etapami czy też w całości.
Odpowiedzialność i kary umowne w umowie wdrożeniowej
Ta część umowy wdrożeniowej jest bardzo ważna szczególnie dla wykonawców (tj. firm body leasingowych). Strony mogą ustalić nieograniczoną odpowiedzialność względem drugiej strony. Dodatkowo można ją ograniczyć np. w zakresie szkody rzeczywistej, utraconych korzyści czy też rękojmi. W tym miejscu strony mogą także wskazać czy wykonawca udziela gwarancji – i jeśli udziela – zasady tej gwarancji.
Własność intelektualna w umowie wdrożeniowej
Standardową klauzulą w umowach wdrożeniowych jest postanowienie o przeniesieniu autorskich praw majątkowych do utworów wykonanych przez programistów lub też o udzieleniu licencji. Więcej o własności intelektualnej możesz przeczytać w tym artykule.
Poufność i zakaz zatrudniania i dane osobowe
Jeśli strony nie podpisały odrębnej umowy o zachowaniu poufności należy zadbać o tę kwestię w treści umowy wdrożeniowej, tj. wskazać co strony rozumieją poprzez informacje poufne i tajemnicę przedsiębiorstwa oraz wskazać zasady zachowania poufności i ew. wyłączenia o tego zobowiązania.
Z uwagi na to, że kluczowym zasobem każdej firmy zajmującej się wytwarzaniem oprogramowania są jej programiści, zamawiający zazwyczaj zobowiązuje się do niezatrudniania na jakiejkolwiek podstawie personelu wykonawcy przez ustalony okres.
Umowa wdrożeniowa powinna także precyzować zasady ochrony danych osobowych.