W 2026 roku obowiązek szkoleniowy AML (Anti-Money Laundering) dotyczy wszystkich instytucji obowiązanych wymienionych w art. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Do grupy tej należą nie tylko banki i instytucje finansowe, ale także radcy prawni i adwokaci, biura rachunkowe, pośrednicy nieruchomości, notariusze, kantory (w tym kryptowalutowe) oraz każdy przedsiębiorca przyjmujący płatności gotówkowe o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro. Zgodnie z Komunikatem nr 92 organów kontroli (GIIF, KNF, NBP) z 13 lutego 2025 r., szkolenia muszą obejmować wszystkich pracowników realizujących obowiązki AML, współpracowników i kadrę zarządzającą, a samokształcenie nie jest uznawane za wystarczającą formę spełnienia tego wymogu.
Kto podlega obowiązkowi szkoleniowemu AML w 2026 roku?
W 2026 roku obowiązek szkoleniowy AML/CFT, uregulowany w art. 52 ustawy AML oraz uszczegółowiony w Komunikacie nr 92 z 13 lutego 2025 r., obejmuje szeroki krąg osób związanych z działalnością instytucji obowiązanych. Regulacje te nie ograniczają się wyłącznie do etatowych pracowników. Wymóg posiadania aktualnej wiedzy i kompetencji dotyczy każdego, kto w ramach struktury organizacyjnej lub współpracy wykonuje zadania związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy. Celem jest zapewnienie, aby każda osoba mająca styczność z procesami narażonymi na ryzyko prania pieniędzy potrafiła je zidentyfikować i odpowiednio zareagować.
Dla przedsiębiorców i organów zarządzających oznacza to konieczność wdrożenia profesjonalnych, cyklicznych programów szkoleniowych, które muszą być rzetelnie udokumentowane pod groźbą kar administracyjnych sięgających nawet 5 mln euro. Nowe wytyczne kładą nacisk na praktyczny wymiar edukacji – od identyfikacji klienta (KYC) i beneficjenta rzeczywistego, po ocenę ryzyka i raportowanie podejrzanych transakcji. Ignorowanie tych regulacji nie tylko naraża firmę na sankcje finansowe, ale także na odpowiedzialność karną członków zarządu za niedopełnienie obowiązków nadzorczych.
Sprawdź również: Wystartowała Akademia Cyber Compliance dla prawników!
Pracownicy i współpracownicy instytucji obowiązanych
Zgodnie z wytycznymi organów nadzoru, szkolenie AML musi przejść każdy pracownik, niezależnie od formy zatrudnienia. Obowiązek ten dotyczy w równym stopniu osób zatrudnionych na umowę o pracę, jak i współpracowników działających na podstawie umów cywilnoprawnych (B2B, zlecenie, dzieło). Wymóg ten obejmuje personel odpowiedzialny za bezpośrednią obsługę klienta, realizację transakcji oraz weryfikację tożsamości, jako pierwszą linię obrony przed wprowadzeniem nielegalnych środków do obrotu. Każdy z tych pracowników musi znać obowiązki pracownika AML w zakresie swoich codziennych zadań.
Kadra zarządzająca i osoby odpowiedzialne za zgodność prawną
Członkowie zarządu wyznaczeni do nadzoru nad obszarem AML oraz pracownicy działów Compliance ponoszą szczególną odpowiedzialność. Muszą oni posiadać aktualną, potwierdzoną szkoleniami wiedzę, niezbędną do skutecznego zarządzania ryzykiem. Odpowiedzialność zarządu wykracza poza własną edukację – obejmuje ona również zapewnienie odpowiednich zasobów na szkolenia dla całego podległego personelu, co jest elementem nadzoru AML.
Osoby wykonujące obowiązki związane z rejestracją transakcji
Szczególną grupą podlegającą obowiązkowym szkoleniom są osoby zajmujące się rejestracją transakcji, zarówno w formie fizycznej, jak i systemowej. Muszą one posiadać kompetencje pozwalające na wykrywanie anomalii i identyfikację transakcji podejrzanych. Ich wiedza jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania procesu raportowania podejrzanych działań do GIIF (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej).
Jakie instytucje są zobowiązane do szkoleń AML?
Katalog instytucji obowiązanych jest w polskim prawie bardzo szeroki i obejmuje podmioty z różnorodnych sektorów gospodarki. Oprócz sektora finansowego, regulacje te dotyczą wielu zawodów niefinansowych oraz określonych rodzajów działalności gospodarczej. Grupa ta została zdefiniowana, aby objąć nadzorem obszary szczególnie narażone na wykorzystanie do prania pieniędzy.
Sektor bankowy i finansowy (banki, SKOK, firmy pożyczkowe)
Sektor bankowy, obejmujący banki komercyjne i spółdzielcze, SKOK-i, firmy pożyczkowe oraz instytucje płatnicze, stanowi fundament systemu AML. Jako instytucje finansowe obsługujące główne przepływy pieniężne, są one zobligowane do stosowania najbardziej rygorystycznych procedur identyfikacji klienta oraz ciągłego monitorowania transakcji.
Zawody zaufania publicznego (notariusze, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi)
Notariusze, adwokaci, radcy prawni i doradcy podatkowi zyskują status instytucji obowiązanej w momencie wykonywania określonych czynności na rzecz klienta. Dotyczy to sytuacji, gdy uczestniczą oni w planowaniu lub realizacji transakcji takich jak obrót nieruchomościami, zarządzanie pieniędzmi lub papierami wartościowymi klienta, czy tworzenie i prowadzenie podmiotów gospodarczych. Jako zawody zaufania publicznego odgrywają istotną rolę w uszczelnianiu systemu.
Biura rachunkowe i księgowi
Podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych są z mocy ustawy instytucjami obowiązanymi. Księgowi i biura rachunkowe, mając wgląd w finanse firm, są zobowiązani do weryfikacji swoich klientów oraz raportowania wszelkich podejrzeń prania pieniędzy zauważonych w dokumentacji finansowej.
Pośrednicy w obrocie nieruchomościami
Agenci i pośrednicy nieruchomości podlegają obowiązkom AML ze względu na wysokie ryzyko wykorzystywania rynku nieruchomości do lokowania nielegalnych środków. Mają oni obowiązek stosować środki bezpieczeństwa finansowego wobec stron transakcji kupna i sprzedaży nieruchomości, weryfikując ich tożsamość i źródło pochodzenia środków.
Kantory stacjonarne i internetowe
Działalność kantorowa, polegająca na wymianie walut (zarówno w formie tradycyjnej, jak i online), jest ściśle regulowana przepisami AML. Ze względu na anonimowość gotówki i szybkość transakcji walutowych, kantory muszą prowadzić rygorystyczne szkolenia personelu w zakresie rozpoznawania prób prania pieniędzy.
Podmioty związane z kryptowalutami i aktywami cyfrowymi (VASP/CASP)
Dostawcy usług w zakresie walut wirtualnych (VASP/CASP), czyli giełdy i kantory kryptowalut, zostali włączeni do systemu AML na równi z tradycyjnymi instytucjami finansowymi. Muszą oni spełniać identyczne wymogi w zakresie identyfikacji klientów, monitorowania transakcji i szkoleń pracowników, co sektor bankowy.
Przedsiębiorcy przyjmujący płatności gotówkowe powyżej 10 000 euro
Każdy przedsiębiorca, który przyjmuje lub dokonuje płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro (bez względu na to, czy transakcja jest realizowana jednorazowo, czy w kilku powiązanych operacjach), staje się instytucją obowiązaną. Limit gotówki w tej wysokości automatycznie nakłada na przedsiębiorcę pełen reżim obowiązków z ustawy AML.
Czym jest status instytucji obowiązanej i kogo dotyczy?
Status instytucji obowiązanej to prawna kwalifikacja podmiotu, która wiąże się z koniecznością stosowania przepisów ustawy AML. Oznacza to nałożenie na firmę lub osobę fizyczną szeregu obowiązków administracyjnych i proceduralnych mających na celu zapobieganie przestępczości finansowej. Definicja instytucji obowiązanej jest kluczowa dla zrozumienia zakresu odpowiedzialności.
Definicja instytucji obowiązanej w świetle ustawy AML
Art. 2 ust. 1 ustawy AML szczegółowo wymienia kategorie podmiotów uznawanych za instytucje obowiązane. Bycie w tym katalogu oznacza bezwzględny obowiązek wdrożenia procedur wewnętrznych, przeprowadzania oceny ryzyka, stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz raportowania do GIIF.
Moment uzyskania statusu instytucji obowiązanej
Status instytucji obowiązanej nabywa się z mocy prawa automatycznie. Następuje to w momencie rozpoczęcia działalności regulowanej (np. rejestracja biura rachunkowego) lub w chwili wystąpienia określonego zdarzenia, takiego jak przyjęcie płatności gotówkowej przekraczającej 10 000 euro. Nie wymaga to wydania oddzielnej decyzji administracyjnej – obowiązki powstają z chwilą spełnienia ustawowych przesłanek.
Formularz identyfikacyjny instytucji obowiązanej
Konsekwencją posiadania statusu instytucji obowiązanej jest konieczność złożenia formularza identyfikacyjnego do GIIF. Jest to formalne zgłoszenie obecności podmiotu w systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy, umożliwiające organom nadzoru identyfikację podmiotów podlegających kontroli.
Jak zmiany w ustawie AML wpływają na szkolenia?
Zmiany w przepisach, w tym nowelizacja AML oraz wydanie Komunikatu nr 92, znacząco wpłynęły na standardy szkoleniowe. Nowe regulacje kładą nacisk na jakość, dokumentację i praktyczny aspekt edukacji. Zmiany w ustawie AML wymuszają bieżącą aktualizację wiedzy.
Nowe regulacje wynikające z pakietu AML UE
Wdrażanie dyrektyw unijnych, znanych jako pakiet AML UE, wymusza dostosowanie polskich przepisów do standardów europejskich. Oznacza to m.in. objęcie regulacjami nowych sektorów (np. rynek kryptoaktywów, organizacje non-profit) oraz zaostrzenie wymogów proceduralnych.
Wpływ Komunikatu nr 92 na standardy szkoleniowe
Komunikat nr 92 z lutego 2025 r. wprowadził rewolucję w podejściu do szkoleń. Wskazuje on wprost, że samokształcenie nie jest wystarczającą formą realizacji obowiązku. Instytucje muszą korzystać z profesjonalnych kursów (wewnętrznych lub zewnętrznych) i dbać o rzetelną dokumentację, co podnosi standardy szkoleniowe.
Co musi zawierać program szkolenia AML?
Dobry program szkolenia AML musi być przede wszystkim praktyczny i dostosowany do specyfiki działalności danej instytucji. Nie może ograniczać się do teorii; musi dostarczać konkretnych narzędzi do realizacji ustawowych obowiązków. Zakres szkolenia jest ściśle powiązany z wymogami ustawy.
Identyfikacja i weryfikacja klienta (KYC) oraz beneficjenta rzeczywistego
Fundamentem AML jest wiedza o tym, z kim nawiązuje się relację gospodarczą. Szkolenie musi uczyć procedur KYC (Know Your Customer), czyli metod weryfikacji tożsamości klienta. Kluczowym elementem jest także umiejętność ustalenia beneficjenta rzeczywistego, czyli osoby fizycznej faktycznie kontrolującej dany podmiot.
Ocena ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu
Pracownicy muszą potrafić przeprowadzić ocenę ryzyka AML w odniesieniu do klienta, transakcji, czy też wchodzenia na nowe rynki. Szkolenie powinno wyjaśniać, jak przypisywać klientów do grup ryzyka i jak dobierać adekwatne środki bezpieczeństwa.
Analiza transakcji i rozpoznawanie zachowań podejrzanych
Jedną z najważniejszych kompetencji jest umiejętność analizy transakcji pod kątem anomalii. Pracownicy muszą wiedzieć, jakie zachowania są nietypowe, nieuzasadnione ekonomicznie i mogą świadczyć o próbie prania pieniędzy.
Procedury raportowania do GIIF i prokuratury
Szkolenie musi precyzyjnie wyjaśniać, kiedy i w jakiej formie należy dokonać raportowania do GIIF. Uczestnicy muszą znać procedury przesyłania zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa oraz zasady informowania prokuratury w określonych przypadkach.
Ochrona danych osobowych w procesach AML (RODO)
Realizacja obowiązków AML wiąże się z przetwarzaniem wrażliwych danych. Szkolenie musi łączyć wymogi ustawy AML z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO w AML), wskazując, jak legalnie i bezpiecznie przetwarzać dane klientów.
Jak poprawnie udokumentować odbyte szkolenie?
Rzetelna dokumentacja szkoleń jest kluczowa dla wykazania zgodności z prawem w przypadku kontroli. Brak dowodów na przeprowadzenie szkolenia jest traktowany na równi z jego brakiem. Dokumentacja szkoleń to niezbędny dowód przeszkolenia personelu.
Wymogi dotyczące listy obecności i certyfikatów
W przypadku szkoleń wewnętrznych podstawowym dowodem jest podpisana lista obecności zawierająca datę, temat i nazwisko prowadzącego. Dla szkoleń zewnętrznych wymagane są imienne certyfikaty lub zaświadczenia potwierdzające ukończenie kursu przez pracownika.
Archiwizacja dokumentacji szkoleniowej na potrzeby kontroli
Wszelka dokumentacja szkoleniowa musi być archiwizowana i przechowywana w sposób umożliwiający jej szybkie udostępnienie na żądanie organów kontroli, takich jak GIIF, KNF czy NBP. Jest to podstawowy materiał dowodowy podczas audytów.
Weryfikacja wiedzy uczestników (testy)
Zalecaną praktyką jest kończenie każdego szkolenia testem wiedzy. Pozytywny wynik testu stanowi dodatkowe potwierdzenie, że pracownik nie tylko uczestniczył w zajęciach, ale także przyswoił niezbędną wiedzę. Weryfikacja wiedzy podnosi wiarygodność procesu szkoleniowego.
Kto może przeprowadzać szkolenia AML?
Osoba prowadząca szkolenie, czyli trener AML, musi posiadać odpowiednie kompetencje merytoryczne i praktyczne. Ustawa nie narzuca sztywnych ram, ale rynek i organy nadzoru weryfikują jakość prowadzonych zajęć. Ważne jest, kto może szkolić kadrę.
Szkolenia wewnętrzne a zewnętrzne
Instytucje mogą wybierać między szkoleniami wewnętrznymi, prowadzonymi przez własnych ekspertów, a szkoleniami zewnętrznymi, realizowanymi przez wyspecjalizowane firmy. Szkolenia wewnętrzne są tańsze i bardziej specyficzne dla firmy, natomiast zewnętrzne dają szerszą perspektywę i dostęp do ekspertów rynkowych.
Wymagania kompetencyjne dla trenerów AML
Choć nie ma formalnych licencji dla trenerów AML, osoba szkoląca powinna wykazać się udokumentowanym doświadczeniem w branży oraz głęboką znajomością przepisów. Kompetencje trenera są kluczowe dla efektywności szkolenia.
Rola dedykowanych komórek szkoleniowych w dużych organizacjach
W dużych instytucjach, takich jak banki, często funkcjonują dedykowane działy szkoleń lub komórki szkoleniowe współpracujące z departamentem Compliance. Są one odpowiedzialne za organizację cyklicznych warsztatów i dbanie o stały rozwój kompetencji pracowników.
Jakie są konsekwencje braku szkoleń AML?
Niewypełnienie obowiązku szkoleniowego to poważne naruszenie przepisów, które niesie ze sobą surowe konsekwencje braku szkoleń. Mogą one dotyczyć zarówno samej instytucji, jak i osób nią zarządzających. Sankcje są dotkliwe i nieuchronne.
Kary administracyjne nakładane przez organy nadzoru
Organy nadzoru, takie jak KNF czy GIIF, są uprawnione do nakładania kar administracyjnych za brak realizacji obowiązku szkoleniowego wynikającego z art. 52 ustawy AML. Jest to jedno z najczęściej badanych naruszeń podczas kontroli.
Wysokość kar pieniężnych (do 5 mln euro lub 10% obrotu)
Kary finansowe mogą być drastyczne. Maksymalna wysokość kary pieniężnej może sięgnąć 5 000 000 euro lub 10% rocznego obrotu instytucji, co może zagrozić jej stabilności finansowej.
Odpowiedzialność karna i reputacyjna instytucji
Poza stratami finansowymi, instytucja naraża się na utratę reputacji i zaufania klientów (ryzyko reputacyjne). W skrajnych przypadkach, jeśli brak wiedzy pracowników doprowadzi do prania pieniędzy, możliwa jest odpowiedzialność karna za pomocnictwo w przestępstwie.
Jak często należy przeprowadzać szkolenia AML?
Szkolenia nie są jednorazowym wydarzeniem, lecz procesem ciągłym. Częstotliwość szkoleń musi być dostosowana do zmian w prawie i rotacji kadr. Istotne są szkolenia cykliczne.
Szkolenia wstępne dla nowych pracowników
Każdy nowy pracownik musi przejść szkolenie wstępne (onboarding) przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków związanych z AML. Nie ma tu okresu karencji – wiedza musi być przekazana od pierwszego dnia.
Szkolenia okresowe i uzupełniające
Wiedza pracowników musi być regularnie odświeżana poprzez szkolenie okresowe. Dobre praktyki rynkowe wskazują na konieczność powtarzania szkoleń co roku lub co dwa lata, aby utrzymać odpowiedni poziom kompetencji.
Obowiązek szkolenia przy zmianie przepisów lub procedur
Każda nowelizacja ustawy lub zmiana wewnętrznych procedur obliguje instytucję do przeprowadzenia dodatkowego szkolenia, zapewniającego aktualizację wiedzy pracowników. Zmiana przepisów wymusza reakcję edukacyjną.
Czy szkolenia online są uznawane przez organy kontroli?
W dobie cyfryzacji, szkolenia online (e-learning, webinary) są powszechnie akceptowaną formą edukacji, również przez organy kontroli. Muszą one jednak spełniać określone warunki jakościowe i dokumentacyjne.
Warunki uznawania e-learningu i szkoleń zdalnych
Aby szkolenie online było uznane, musi posiadać jasny program, potwierdzenie udziału uczestnika oraz, najlepiej, końcowy test wiedzy. Same materiały do samodzielnego przeczytania (tzw. samokształcenie) nie spełniają tych warunków e-learningu.
Konieczność weryfikacji tożsamości uczestnika szkolenia online
System szkoleniowy musi umożliwiać weryfikację tożsamości uczestnika. Logowanie indywidualnym hasłem lub unikalny link do szkolenia to standardy pozwalające potwierdzić, że konkretny pracownik faktycznie odbył kurs.
Jakie są obowiązki zarządu w zakresie szkoleń AML?
Zarząd instytucji obowiązanej ponosi systemową odpowiedzialność za funkcjonowanie AML w firmie, w tym za obszar szkoleń. Obowiązki zarządu obejmują zapewnienie odpowiedniego budżetu, czasu pracy i narzędzi edukacyjnych.
Odpowiedzialność członków zarządu za wdrożenie systemu szkoleń
Wyznaczony członek zarządu odpowiada bezpośrednio za to, aby system szkoleń został wdrożony i funkcjonował efektywnie. Jego odpowiedzialność członka zarządu jest osobista i może wiązać się z karami za zaniedbania.
Nadzór nad realizacją planów szkoleniowych
Zarząd powinien sprawować bieżący nadzór zarządczy, otrzymując regularne raporty o stanie przeszkolenia kadr. Pozwala to na szybką reakcję w przypadku identyfikacji luk kompetencyjnych lub opóźnień w realizacji planów.
Co grozi za powierzenie obowiązków osobie nieprzeszkolonej?
Powierzenie obowiązków AML osobie bez odpowiedniego szkolenia jest naruszeniem prawa wprost. Jest to działanie ryzykowne, które może skutkować natychmiastowymi sankcjami. Osoba nieprzeszkolona jest słabym ogniwem systemu.
Naruszenie art. 52 ustawy AML jako podstawa sankcji
Złamanie wymogu szkoleniowego z art. 52 ustawy AML stanowi samoistną podstawę do nałożenia kary administracyjnej z art. 147. Organy nie muszą wykazywać, że doszło do prania pieniędzy – wystarczy sam fakt braku szkolenia.
Ryzyko nieważności czynności prawnych i operacyjnych
Czynności operacyjne lub prawne wykonane przez niekompetentnego pracownika mogą być podważane, co generuje ryzyko operacyjne. Błędy pracownika wynikające z niewiedzy mogą prowadzić do nieważności czynności, strat finansowych i problemów prawnych dla całej organizacji.