Mijają lata a z każdej strony ciągle słyszymy prośby o zaparafowanie dokumentu. Najczęściej parafujemy umowy o pracę, umowy o współpracy B2B i umowy kredytowe. Parafowanie każdej strony dokumentu prawnego było kiedyś powszechną praktyką, która pomagała udowodnić, że żadne dodatkowe strony nie zostały dodane do umowy po jej podpisaniu. Czym w ogóle jest parafa?
Czym jest parafka?
Umieszczanie parafki na każdej stronie umowy jest powszechną praktyką spotykaną przy podpisywaniu umów o dużej wartości. Chociaż jest to praktyka staranna i czasochłonna (wystarczy sobie wyobrazić zaparafowanie 100-stronicowej umowy!), została ona opracowana w celu podkreślenia tego, że osoba podpisująca dokument dokładnie przejrzała, zapoznała się i zatwierdziła każdą jego stronę.
Parafka jest też traktowana jako środek ostrożności mający na celu ochronę integralności podpisanego dokumentu. Co ciekawe, dodanie parafy na każdej stronie umowy nie jest prawnym wymogiem wyrażenia zgody przez stronę. Nawet jeśli umowa nie jest parafowana lub brakuje parafy na jednej ze stron, to cały czas to podpis jest najważniejszym elementem umowy. Po podpisaniu umowy sygnatariusze są związani warunkami określonymi w dokumencie nawet jeśli brakuje w nim parafek.
Parafka a polskie prawo
Parafa w dalszym ciągu jest pojęciem niezdefiniowanym w polskim prawie a znalezienie orzecznictwa z ,,bieżącej epoki” jest nie lada wyzwaniem. Przyjrzyjmy się uchwale SN z 1993 r. oraz wyrokowi SN z 2007 r.
III CZP 146/93 – Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30 grudnia 1993 r.
Parafa oznacza “skrót podpisu zwykle urzędowego; inicjały podpisującego dokument, list” (por. Słownik języka polskiego, PWN, Warszawa 1978, t. 2, s. 601). Trzeba jednak odróżnić pojęcie parafy od skrótu podpisu. Pierwsze w ścisłym tego słowa znaczeniu – jeśli chodzi o formę – oznacza znak ręczny składający się z inicjałów, drugie – skrócony podpis przez pominięcie niektórych liter w celu uczynienia go krótszym. Parafę odróżnia od podpisu przede wszystkim funkcja. Parafa stanowi bowiem sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu. Nawet wówczas, gdy parafujący zamiast inicjałów zamieści na dokumencie swój pełny podpis, jego znak zachowa jedynie znaczenie przygotowania dokumentu do złożenia na nim podpisu. O merytorycznym znaczeniu znaku bowiem przesądzi w takim wypadku treść dokumentu.
III CSK 56/07 – Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 maja 2007 r.
W ocenie Sądu Okręgowego złożenie przez pozwanych pod pieczęcią firmy czytelnych podpisów obok złożonych przez nich paraf powoduje oczywisty wniosek, że czytelne podpisy złożone na przedniej stronie weksla zostały złożone przez nich, jako poręczycieli wekslowych. Świadczy o tym również fakt, że na deklaracji wekslowej pozwani tuż obok pieczęci swej firmy podpisali się podpisami nieczytelnymi (parafami), bez dopisania obok czytelnych podpisów.
Dlaczego należy parafować umowę?
Zaparafowanie umowy ma pomóc w wykazaniu, że zmiana, która została wprowadzona po podpisaniu dokumentu, została zaakceptowana przez wszystkie strony umowy. Podmienienie jednej ze stron umowy po jej podpisaniu jest stosunkowo łatwe, co sprawia, że trudno jest udowodnić, że dodanie lub usunięcie jakiejś części umowy zostało dokonane za zgodą każdej ze stron. Właśnie w tym miejscu przydaje się obecność parafki na każdej stronie umowy. Parafowanie każdej strony jest też sposobem zapewnienia, że każda strona została dokładnie przeglądana i uznana przez strony parafujące ją.
Parafka często używana jest również dla potwierdzenia niewielkiej zmiany w umowie po jej podpisaniu, po to aby pokazać, że obie strony zgadzają się na daną poprawkę. Jeśli dodajesz swoją parafkę do niewielkiej zmiany w umowie, pamiętaj, aby dodać ją na marginesie obok zaktualizowanej informacji. Jeśli parafujesz zmianę w umowie, upewnij się, że wszystkie kopie umowy są zaparafowane i że wszystkie strony posiadają jej aktualną wersję.
Parafowanie dokumentów elektronicznych
Praktyka parafowania dokumentów stała się tak popularna, że w ostatnim czasie została przeniesiona również do świata podpisów elektronicznych. Zdając sobie sprawę i grając na poczuciu pewności, jakie daje, niektórzy dostawcy e-podpisów proponują ją klientom jako dodatkową funkcjonalność, sugerując dodatkową warstwę bezpieczeństwa. Dodawanie parafy na dokumentach cyfrowych jest jednak bezcelowe, rolą podpisu elektronicznego jest ochrona autentyczności i integralności całego dokumentu (nie tylko strony, na której widoczny jest znak wodny podpisu elektronicznego).
Ponadto sposób, w jaki podmioty świadczące usługi podpisu elektronicznego proponują stosować inicjały cyfrowe, jest zasadniczo problematyczny, ponieważ są to obrazy umieszczone na dokumencie. Jeżeli więc dokument ten został już wcześniej podpisany podpisem elektronicznym, to dodanie takich dodatkowych elementów oznacza modyfikację dokumentu, co z kolei powoduje złamanie mechanizmów kryptograficznych, czyniąc podpis elektroniczny nieważnym.