Okazjonalna praca zdalna w 2026 roku i zasady jej udzielania: limit 24 dni w Kodeksie pracy

Praca zdalna okazjonalna to najbardziej odformalizowany z trzech wariantów pracy zdalnej przewidzianych w Kodeksie pracy – uruchamiany samym wnioskiem pracownika, bez zgody na piśmie, regulaminu czy porozumienia. W 2026 roku wciąż obowiązuje ten sam roczny limit 24 dni, a jedyną istotną nowością są szersze uprawnienia kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy, opisane w dalszej części artykułu.

Najważniejsze wnioski:

• Okazjonalna praca zdalna to maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, przyznawane wyłącznie na wniosek pracownika i identyczne dla pełnego oraz niepełnego etatu.
• Zgoda pracodawcy nie jest wiążąca – wniosek może zostać odrzucony bez podania przyczyny, nawet gdy składa go pracownica w ciąży lub rodzic dziecka do lat 4.
• Pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów (prąd, internet, narzędzia) w tym trybie, choć dobrowolny zwrot nadal korzysta ze zwolnienia podatkowego z art. 67(25) KP.
• Niewykorzystane dni przepadają z końcem roku i nie sumują się z pulą u nowego pracodawcy w tym samym roku.
• W 2026 roku kluczową zmianą jest rozszerzenie uprawnień kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy, w tym możliwość prowadzenia kontroli zdalnie.

Czym jest okazjonalna praca zdalna?

Okazjonalna praca zdalna to instytucja Kodeksu pracy pozwalająca pracować poza siedzibą firmy maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym – wyłącznie na wniosek pracownika i bez obowiązku zwrotu kosztów przez pracodawcę. Podstawą prawną jest art. 67(33) Kodeksu pracy w rozdziale IIc, wprowadzony nowelizacją z 2023 roku jako odrębny, uproszczony wariant standardowej pracy zdalnej.

Podstawa prawna w Kodeksie pracy

Formalną podstawą jest ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 240), która weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku i zastąpiła przepisy o telepracy całym rozdziałem IIc (art. 67(18)-67(34)). Aktualny tekst jednolity: Dz.U. 2025, poz. 277.

Różnica między pracą zdalną okazjonalną a standardową

Ustawodawca posługuje się trzema odrębnymi wariantami pracy zdalnej, które łatwo pomylić:

• Praca zdalna umowna – uzgodniona między stronami przy zawieraniu umowy o pracę lub w jej trakcie, bez względu na to, kto wykazał inicjatywę.
• Praca zdalna na polecenie – jednostronna decyzja pracodawcy, możliwa tylko w wyjątkowych okolicznościach (np. stan epidemii, siła wyższa).
• Praca zdalna okazjonalna – inicjowana wyłącznie przez pracownika, ograniczona do 24 dni w roku, pozbawiona większości formalności pozostałych trybów.

Ten trzeci wariant jest wyraźnie bardziej elastyczny – pomija większość wymogów standardowej pracy zdalnej (pełne zestawienie różnic niżej).

Ile dni okazjonalnej pracy zdalnej przysługuje w 2026 roku?

Limit 24 dni obowiązuje łącznie u wszystkich pracodawców danej osoby i nie jest obniżany proporcjonalnie – ani do wymiaru etatu, ani do długości zatrudnienia w danym roku, nawet gdy trwa ono dopiero kilka miesięcy. Przepisy nie ograniczają też rozłożenia tych dni w czasie – za zgodą pracodawcy można wykorzystać wszystkie 24 dni pod rząd.

Rozliczanie dni przy niepełnym etacie i nietypowym czasie pracy

Dni okazjonalnej pracy zdalnej rozlicza się wyłącznie w dniach, nie w godzinach – nawet kilkugodzinny epizod pracy z domu pochłania cały dzień limitu. Przykład: pracownik w równoważnym systemie czasu pracy z 10-godzinnym dniem zużywa jeden pełny dzień limitu, dokładnie tak samo jak osoba zatrudniona na 3/4 etatu, której dzień pracy zdalnej trwa zaledwie 6 godzin.

Choć Kodeks pracy formalnie nie zakazuje dzielenia dni na godziny, w praktyce się to nie sprawdza – rodzi problemy przy kwalifikowaniu wypadków przy pracy czy przy wyliczaniu ekwiwalentu. Bezpieczniejsza jest prosta zasada: 1 dzień okazjonalnej pracy zdalnej = 1 dzień z limitu, niezależnie od faktycznie przepracowanych godzin.

Co dzieje się z niewykorzystanym limitem na koniec roku

W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, niewykorzystane dni nie zamieniają się w zaległość – pula wygasa z końcem grudnia, a 1 stycznia zaczyna się nowy, pełny limit 24 dni.

Limit przy zmianie pracodawcy i przy pracy dla kilku pracodawców jednocześnie

Sposób rozliczania limitu zależy od tego, czy chodzi o zatrudnienia następujące po sobie, czy o pracę równoległą:

1. Zmiana pracodawcy w trakcie roku – limit jest wspólny dla całego roku, więc nowy pracodawca nie „odnawia” puli. Przykład: pracownik, który zakończył zatrudnienie pod koniec sierpnia, wykorzystawszy u poprzedniego pracodawcy 15 z 24 dni, u kolejnego dysponuje już tylko 9 pozostałymi dniami.
2. Równoległe zatrudnienie u kilku pracodawców – zasada jest odwrotna: prawo do 24 dni przysługuje odrębnie u każdego z nich, bez względu na to, ile dni wykorzystano gdzie indziej.

Jak złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Całą procedurę uruchamia jeden dokument – wniosek złożony wyłącznie przez pracownika, przy minimalnych wymogach formalnych:

1. Wniosek może przyjąć formę papierową – np. tradycyjne pismo złożone przełożonemu.
2. Wniosek może też mieć formę elektroniczną – wystarczy e-mail albo nawet SMS.
3. W żadnym z tych wariantów pracownik nie musi uzasadniać swojej prośby – przepisy nie wymagają podania powodu.

Forma i treść wniosku

Kodeks pracy nie narzuca wzoru ani obowiązkowej treści wniosku. Wystarczy krótka informacja o konkretnym dniu pracy zdalnej, bez rozbudowanego uzasadnienia – choć krótkie wyjaśnienie okoliczności, mimo że nieobowiązkowe, zwiększa szansę na zgodę przełożonego, zwłaszcza przy wniosku złożonym z małym wyprzedzeniem.

Termin złożenia wniosku

Przepisy nie wskazują żadnego terminu złożenia wniosku. W praktyce jednak firmy często doprecyzowują tę kwestię we własnym zakresie:

• Zasada ustawowa: brak wymaganego wyprzedzenia – wniosek złożony tego samego dnia jest formalnie dopuszczalny.
• Praktyka wewnątrzzakładowa: pracodawca może zalecić minimalne wyprzedzenie, np. co najmniej 2 dni robocze, o ile nie jest to mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy.
• Pracodawca może też ustalić dodatkowy miesięczny limit korzystania z tego trybu, niezależny od rocznej puli 24 dni.

Czy pracodawca może odmówić wniosku bez uzasadnienia?

Tak – pracodawca może uwzględnić wniosek albo odmówić go bez podawania powodu, zgodnie z art. 67(33) § 1 KP, który mówi o możliwości skorzystania z tego trybu, a nie o obowiązku jego udzielenia. Decyzja pozostaje w gestii firmy – najczęstsze powody odmowy to potrzeby operacyjne (spotkanie stacjonarne, audyt, szkolenie) oraz sytuacje kadrowe, gdy zbyt wielu pracowników jest już nieobecnych w biurze.

Czy grupy szczególnie chronione mają pierwszeństwo?

Nie – grupy szczególnie chronione nie mają tu żadnego uprzywilejowania, decyduje wyłącznie swobodna ocena pracodawcy, jak przy każdym innym pracowniku. To wyraźna różnica względem standardowej pracy zdalnej, gdzie pracodawca co do zasady musi uwzględnić wniosek pracownicy w ciąży, rodzica dziecka do lat 4 czy opiekuna osoby z niepełnosprawnością (chyba że nie pozwala na to rodzaj lub organizacja pracy) – przy trybie okazjonalnym ta ochrona po prostu nie obowiązuje.

Typowe sytuacje uzasadniające okazjonalną pracę zdalną

Katalog sytuacji uzasadniających ten tryb jest otwarty – Kodeks pracy celowo nie zamyka go w sztywnej liście. Z uzasadnienia projektu ustawy i z praktyki wynika, że najczęściej chodzi m.in. o:

• doraźną opiekę nad członkiem rodziny wymagającym nagłego wsparcia,
• wyjazd w celu załatwienia spraw osobistych, np. udział w uroczystości rodzinnej,
• problemy z poruszaniem się (np. kontuzja),
• nagłą wizytę hydraulika lub innego fachowca, której nie da się przełożyć,
• awarię pieca lub innego urządzenia grzewczego wymagającą obecności w domu,
• ból zęba lub inną dolegliwość niewymagającą jeszcze zwolnienia lekarskiego,
• gwałtowną ulewę lub inne zjawisko pogodowe uniemożliwiające bezpieczny wyjazd z osiedla,
• jednorazowe badanie kontrolne w placówce medycznej.

Nie każda przyczyna nieobecności w biurze pasuje jednak do tego trybu – dotyczy to zwłaszcza choroby dziecka. Skoro okazjonalna praca zdalna zakłada, że pracownik faktycznie świadczy pracę, a nie sprawuje całodniową opiekę nad chorym, rodzice powinni w takiej sytuacji sięgnąć po zwolnienie lekarskie na dziecko albo urlop opiekuńczy, a nie zgłaszać wniosek o pracę z domu.

Zwrot kosztów przy okazjonalnej pracy zdalnej

Nie – pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów prądu, internetu ani zapewnienia sprzętu czy materiałów. Art. 67(24) KP, nakładający ten obowiązek w standardowym trybie, został wyłączony dla wariantu okazjonalnego przez art. 67(33) § 2 KP. Jest tu jednak istotny niuans: dobrowolny zwrot kosztów przez pracodawcę nadal korzysta ze zwolnienia podatkowego z art. 67(25) KP – ten przepis, w odróżnieniu od art. 67(24), nie został wyłączony dla trybu okazjonalnego.

Obowiązki BHP i ochrony danych pracodawcy

Uproszczenia formalne nie oznaczają wolnej ręki we wszystkich obszarach – w zakresie BHP i danych osobowych ten tryb rządzi się tymi samymi regułami co jego standardowa odmiana:

• Pracodawca musi sporządzić ocenę ryzyka zawodowego oraz przygotować informację o zasadach BHP, potwierdzoną przez pracownika.
• Musi określić procedury ochrony danych osobowych i przeprowadzić instruktaż – obowiązek wynika z art. 67(26) KP.
• Musi ustalić z pracownikiem zasady komunikacji na czas pracy zdalnej, zgodnie z art. 67(27) KP.

To rozwiązuje częste nieporozumienie: „okazjonalność” trybu dotyczy formalności administracyjnych i kosztów, nie bezpieczeństwa pracownika ani ochrony informacji firmowych.

Zasady kontroli pracownika podczas okazjonalnej pracy zdalnej

Pracodawca zachowuje prawo do kontroli, ale w ściśle określonych granicach: musi być ona zapowiedziana i uzgodniona z pracownikiem (nie może więc zjawić się niezapowiedziany), przeprowadzana wyłącznie w miejscu i w godzinach jego pracy, a jej sposób dostosowany do charakteru zadań. Główne ograniczenie dotyczy prywatności – kontrola nie może naruszać spokoju domowników ani utrudniać im korzystania z mieszkania; może natomiast obejmować kontrolę trzeźwości.

Skutki stwierdzenia uchybień podczas kontroli

Jeśli kontrola ujawni nieprawidłowości w BHP lub ochronie informacji, pracodawca może zobowiązać pracownika do ich usunięcia w terminie albo od razu cofnąć zgodę na pracę zdalną. Ma to znaczenie głównie przy pracy trwającej dłużej niż jeden dzień – przy pojedynczym dniu po prostu nie ma na to czasu.

Najczęstsze błędy i ryzyka przy korzystaniu z okazjonalnej pracy zdalnej

W praktyce firm powtarza się kilka błędów związanych z pracą zdalną – część dotyczy wyłącznie trybu standardowego, inne mogą pojawić się też przy okazjonalnym:

• brak formalnego porozumienia czy regulaminu tam, gdzie jest wymagany (tryb standardowy),
• brak wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu albo jego symboliczna wysokość (tryb standardowy),
• szkolenia BHP prowadzone schematycznie, bez dostosowania do realiów pracy zdalnej,
• pomijanie dedykowanych procedur ochrony danych osobowych,
• lekceważenie wiążących wniosków grup uprzywilejowanych (tylko tryb standardowy – w okazjonalnym takiej ochrony nie ma),
• brak bieżącej weryfikacji faktycznego miejsca wykonywania pracy.

Praca bez formalnego wniosku

Wykonywanie pracy z domu bez formalnego wniosku – nawet w uproszczonej, mailowej formie – niesie realne ryzyko: pracodawca może potraktować taką nieobecność jako nieusprawiedliwioną, co w skrajnym przypadku prowadzi nawet do zwolnienia dyscyplinarnego.

Pozorna okazjonalność i ryzyko kontroli PIP

Jeśli strony umówią się, że pracownik pracuje z domu według stałego harmonogramu – np. w każdy poniedziałek i środę – roczny limit 24 dni wyczerpie się już na początku kwietnia. Doraźny charakter tego trybu staje się wtedy czystym pozorem, bo w rzeczywistości mowa o regularnej, cyklicznej pracy zdalnej, a nie o incydentalnych sytuacjach.

PIP weryfikuje właśnie takie przypadki, sprawdzając, czy deklarowana „okazjonalność” nie maskuje stałej pracy zdalnej wykonywanej z pominięciem obowiązku wypłaty ryczałtu. Konsekwencje dotykają obu stron: pracodawcy grozi mandat, a pracownikowi przysługuje roszczenie o zwrot kosztów należnych w standardowym trybie.

Okazjonalna praca zdalna a standardowa praca zdalna – kluczowe różnice

Art.  67³³ § 2 KP wyłącza dla trybu okazjonalnego wiele przepisów standardowej pracy zdalnej. Poniższe zestawienie porządkuje najważniejsze różnice:

Dokumentowanie okazjonalnej pracy zdalnej w aktach pracowniczych

Informacja o liczbie wykorzystanych dni powinna trafić do świadectwa pracy – źródła różnią się co do oznaczenia tej pozycji: jedno wskazuje punkt 6 ppkt 12, inne, powołując się na projekt rozporządzenia Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (RCL 12370851), podaje punkt 6 ppkt 10. Rozbieżność prawdopodobnie wynika ze zmiany numeracji między wersjami projektu – warto zweryfikować aktualne brzmienie przepisu przed sporządzeniem świadectwa. Dokumenty przechowuje się w części B akt osobowych.

Czy można wykonywać okazjonalną pracę zdalną z zagranicy?

Teoretycznie tak, choć w praktyce rzadko. Praca z zagranicy wymaga wyraźnej zgody pracodawcy – wiąże się jednak z realnym ryzykiem podatkowym i ubezpieczeniowym, co go zniechęca. Dlatego wiele regulaminów z góry ogranicza pracę zdalną do terytorium Polski.

Co zmieniło się w przepisach o pracy zdalnej w 2026 roku?

Rok 2026 nie przynosi fundamentalnych zmian w definicji pracy zdalnej ani w obowiązkach pracodawcy. Najważniejszą zmianą jest rozszerzenie kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie kontroli, w tym możliwość prowadzenia jej zdalnie. Niezależnie od tego, dobrą praktyką pozostaje aktualizacja regulaminów co najmniej raz na dwa lata.

Rozszerzone kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy

Inspektorzy PIP zyskują szersze możliwości weryfikacji, co zwiększa ryzyko wykrycia nieprawidłowości opisanych wyżej w sekcji o pozornej okazjonalności. Kontrola może obejmować m.in.:

• zgodność treści porozumień i regulaminów z przepisami,
• wypłatę ekwiwalentu, ryczałtu i zapewnienie narzędzi,
• przestrzeganie wymogów BHP w miejscu pracy zdalnej,
• poprawność i kompletność dokumentacji pracowniczej.

Najczęściej zadawane pytania o okazjonalną pracę zdalną

Jakie są zasady pracy zdalnej w 2026 roku?

Mechanizm opiera się na Kodeksie pracy i wymaga uzgodnienia miejsca pracy z pracodawcą. W wariancie okazjonalnym dochodzi roczny limit 24 dni bez obowiązku zwrotu kosztów – BHP, ochrona danych i komunikacja obowiązują niezależnie od trybu.

Ile dni pracy okazjonalnej w 2026?

Limit wynosi do 24 dni w roku kalendarzowym i jest identyczny bez względu na wymiar etatu – z tego uprawnienia mogą skorzystać zarówno osoby zatrudnione na cały etat, jak i pracujące w niepełnym wymiarze godzin.

Jakie są przepisy dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej?

Podstawą jest art. 67(33) KP w rozdziale IIc. Art. 67(33) § 2 KP wyłącza dla tego trybu zamknięty katalog przepisów: obowiązek regulaminu, zwrotu kosztów czy wiążącego charakteru wniosków grup chronionych.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika podczas okazjonalnej pracy zdalnej?

Tak, ale w ograniczonym zakresie. Kontrola musi być uzgodniona z pracownikiem, odbywać się w godzinach jego pracy i nie może naruszać prywatności domowników – bez zapowiedzi jest niedopuszczalna.

Czy przysługuje zwrot kosztów za okazjonalną pracę zdalną?

Nie ma ustawowego obowiązku – przepisy nakładające pokrycie kosztów energii czy internetu zostały dla tego trybu wyłączone. Dobrowolny zwrot pozostaje możliwy i korzysta ze zwolnienia podatkowego.

Czy grupy szczególnie chronione mają pierwszeństwo przy okazjonalnej pracy zdalnej?

Nie – w odróżnieniu od standardowej pracy zdalnej, żadna grupa, w tym rodzice małych dzieci czy pracownice w ciąży, nie ma tu wiążącej dla pracodawcy ochrony wniosku.