Czcionka ma ogromny wpływ na odbiór naszego pisma urzędowego czy pisma procesowego i nadaje ona dokumentowi oficjalny charakter. Wybierając odpowiednią czcionkę, należy zwrócić uwagę na kilka spraw dotyczących tego, jakiego fontu należy używać w pismach urzędowych i procesowych, które dostarczamy się do sądów i innych organów.
Czym jest w ogóle jest urzędowa czcionka?
Czcionki “Arial”, “Times New Roman” i “Helvetica” są standardowymi czcionkami używanymi w większości sekretariatów kancelarii prawnych. Dwie z nich to prawdziwe klasyki wśród czcionek – mowa oczywiście o “Arial” i “Times New Roman”. Opinie na temat tych dwóch czcionek są jednak różne. Przy wyborze czcionki powinniśmy dobrać taką, która zapewni spójność tekstu i pozytywnie wpłynie na jego czytelność.
Jaką czcionką pisać pismo urzędowe?
Najczęściej używanymi czcionkami są “Times New Roman” i “Helvetica” – widać je wszędzie, przez co dokumenty wyglądają anonimowo. Niektórzy doceniają klasykę i przypisują jej poważne i profesjonalne działanie. Inni z kolei mają już dość tych czcionek i uważają je za nudne i staromodne (szczególnie ucierpiała reputacja czcionki Times New Roman). Ponadto nadawca jest czasem oskarżany o to, że nie przywiązywał wagi do wyglądu pisma. Warto używać czytelnych czcionek o wyważonych proporcjach – ekstrawaganckie czcionki wyglądają rozpraszająco i niepoważnie.
Czytelne, ale bardziej nowoczesne, są także czcionki Calibri, Helvetica i Verdana. O tych trzech czcionkach mówi się również, że mają poważny i profesjonalny charakter. Proste formy nadają tekstowi przejrzystą strukturę. Jednocześnie czcionki nadają pismu świeższy wygląd. Jeśli nadawca preferuje coś jeszcze bardziej niezwykłego, może być zainteresowany czcionkami Cambria, Garamond lub Georgia. Nadają się one również do pism urzędowych, ponieważ są czytelne, wyglądają poważnie i zapewniają atrakcyjny, nowoczesny wygląd bez nadmiernej ekstrawagancji.
Jaki kolor czcionki dla pisma urzędowego?
Jako kolor czcionki zawsze należy wybrać kolor czarny. Czarny tekst na białym tle wygląda poważnie, profesjonalnie i jest łatwy do odczytania. Nie bez powodu ta kombinacja stała się standardem. I choć może się to wydawać nieco nudne, eksperymenty zwykle nie są dobrze odbierane w oficjalnych pismach urzędowych.
Przede wszystkim, w piśmie należy wykorzystać tylko jedną czcionkę. W celu uporządkowania treści lub wizualnego podkreślenia szczególnie ważnych aspektów można stosować oczywiście różnego rodzaju pogrubienia lub kursywy.
Jaki rozmiar czcionki dla pisma urzędowego?
Przy wyborze czcionki decydujące znaczenie ma czytelność tekstu. Odradza się stosowanie wymyślnych czcionek, takich jak na przykład wersję z kursywą. Zalecane jest stosowanie czcionki o rozmiarze co najmniej 10 punktów, a najlepiej większej. Idealnie sprawdzi się rozmiar 11-12 punktów, który przyjął się w korespondencji biznesowej.
Krój pisma nadaje pismu biznesowemu profesjonalny charakter. Oprócz treści, atrakcyjna forma może zbliżyć odbiorcę do przekazu – dlatego tak ważne jest dobranie atrakcyjnej i odpowiedniej czcionki. Jeśli Twoja kancelaria prawna nie określiła jeszcze czcionki w swojej identyfikacji wizualnej marki, możesz wybrać ją samodzielnie.
Liczy się przede wszystkim czytelność czcionki. Nie oznacza to jednak, że powinno to być jedyne kryterium wyboru czcionki do korespondencji. Czcionka powinna wyrażać treść i styl korporacyjny. Jeśli masz mocny styl pisma, “surowa” czcionka, taka jak “Futura” czy “Geneva”, nie bardzo tutaj pasuje. Te czcionki świetnie sprawdzą się w przypadku dokumentacji technicznej, nie w pismach urzędzowych!
Zbyt szybko sprawią one, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie i nie będziesz traktowany poważnie. Nie zaleca się stosowania czcionek o zaokrąglonych kształtach, które jednak sprawdziły się w pismach biznesowych, takich jak na przykład “Optima”, “Palatino” czy “Verdana”.