Ile kosztuje wdrożenie RODO?

Choć RODO weszło w życie ponad 5 lat temu, nadal stosowanie przepisów rozporządzenia budzi wiele wątpliwości. Błędy i zaniedbania związane z ich wdrożeniem mogą dużo kosztować, dlatego tak ważne jest powierzenie tych czynności profesjonalistom. Ile kosztuje indywidualne wdrożenie RODO i od czego zależy koszt usługi?

Od czego zależy koszt wdrożenia RODO?

Koszt wdrożenia RODO w firmie zależy przede wszystkim od tego, na ile realizowane w niej procesy odpowiadają aktualnym wymaganiom. W miarę jak zmienia się otoczenie biznesowe, oraz prawne uczestników rynku stosowanie RODO wygląda nieco inaczej, dlatego nie można dokonać tego raz na zawsze. Nawet kompleksowe zaimplementowanie obowiązujących regulacji powoduje, że przedsiębiorstwo raz na jakiś czas potrzebuje audytu, który odpowie na pytania dotyczące zgodności z wymaganiami.

Koszt indywidualnego wdrażania RODO można rozpatrywać na trzech płaszczyznach:

Governance – obejmuje procesy zarządzania organizacją, jej strukturę, ale także płynność i kompletność przepływu informacji;
Risk Management – zdolność firmy do identyfikowania i zarządzania ryzykiem na poszczególnych płaszczyznach (np. IT, biznesowej, prawnej);
Compliance – określa zgodność wewnętrznych procedur organizacji z wymaganiami prawnymi lub branżowymi; wyróżnia się wiele obszarów compliance, ale w kontekście RODO szczególnie istotne znaczenie mają te spośród nich, które dotyczą przetwarzania danych osobowych.

Razem realizują one podejście GRC (ang. Governance, Risk Management and Compliance). Dopiero kiedy każdy z obszarów GRC jest wdrożony prawidłowo, można mówić o kompleksowym zaimplementowaniu RODO w firmie.

Jak wygląda wdrożenie RODO w firmie?

Wdrożenie RODO w firmie jest złożonym procesem, którego czas trwania oraz przebieg jest uzależniony od wielu czynników. Ważne jest, aby prawidłowo zidentyfikować potrzeby przedsiębiorstwa w zakresie ochrony danych osobowych już na samym początku. Dzięki temu znacznie łatwiej będzie przeprowadzić zmiany, które są niezbędne oraz uniknąć niepotrzebnych wydatków, a także skrócić czas całego działania.

Czy RODO można wdrożyć szybko? To zależy. W niewielkiej firmie, która zatrudnia kilku klientów i obsługuje dane kilkuset klientów potrwa to tydzień lub dwa. W przypadku dużych korporacji o zasięgu transgranicznym i działających w „trudnej” branży (np. medycznej) trzeba zarezerwować na to nawet kilka miesięcy. Właśnie dlatego wdrożenie RODO warto powierzyć profesjonalistom, którzy zrobią to możliwie szybko. W jaki sposób nasza Kancelaria realizuje wdrażanie RODO?

Audyt prawny punktem wyjścia do wdrożenia RODO?

Odpowiedź na pytanie o to, ile kosztuje wdrożenie RODO zależy od wyniku audytu. Są to działania polegające na ustaleniu stanu wyjściowego obszarów GRC w firmie. Audyt polega przede wszystkim na analizie dokumentacji, rozmowach z pracownikami, ale także ocenie zasobów webowych. Tylko w ten sposób możliwe jest dokonanie tzw. oceny ryzyka. To proces zmierzający do ustalenia:

jakie obszary są podatne na zagrożenie;
jak duże jest prawdopodobieństwo wystąpienia określonego ryzyka;
czy można zmniejszyć ryzyko wystąpienia określonych zagrożeń i jakie działania zostały w tym celu podjęte.

Z praktycznego punktu widzenia audyt RODO pozwala odpowiedzieć na pytania o konieczność powołania Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zakres niezbędnej dokumentacji czy optymalny sposób szacowania ryzyka. Dopiero po sporządzeniu raportu z audytu można jednoznacznie powiedzieć, o jakie dokładnie obszary należy zadbać w firmie.

Podczas przeprowadzania audytu bierzemy pod uwagę nie tylko przepisy rozporządzenia, ale także wytyczne Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dzięki temu dajemy naszym klientom gwarancję, że ich standard ochrony danych osobowych jest aktualny.

Ustalenie sposobów przetwarzania danych osobowych

Kolejnym krokiem wdrożenia jest ustalenie sposobów przetwarzania danych osobowych. Unijny ustawodawca rozumie to pojęcie bardzo szeroko, ponieważ przetwarzaniem jest w zasadzie każda czynność, która dotyczy danych osobowych od momentu pozyskania tych danych do czasu ich usunięcia lub zniszczenia. Przykładem przetwarzania danych osobowych może być np.:

wysyłanie newsletterów do klientów lub wykonywanie połączeń telefonicznych;
gromadzenie informacji o klientach firmy w systemie CRM;
analiza aktywności użytkowników serwisu przez oprogramowania analityczne, jak Google Analytics lub Pixel;
przetwarzanie danych pracowniczych w związku z zatrudnieniem.

W przypadku prężnie działających firm przetwarzanych jest wiele różnych danych osobowych na dziesiątki sposobów. Aby prawidłowo wdrożyć RODO należy ustalić zarówno jakie dane osobowe są przetwarzane, a także określić – w jaki sposób. Ma to bezpośredni wpływ na brzmienie poszczególnych dokumentów RODO, np. zgód lub polityki prywatności.

Wdrożenie RODO a rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej

Cena za wdrożenie RODO jest uzależniona od skali prowadzonej działalności. W przedsiębiorstwach zatrudniających setki pracowników i obsługujących tysiące klientów znacznie łatwiej o wystąpienie incydentu naruszenia danych osobowych niż w dwuosobowej spółce świadczącej proste prace instalatorskie.

Indywidualne wdrożenia RODO często obejmują szkolenia pracowników. W przypadku dużych organizacji oznacza to konieczność przeprowadzenia wielu spotkań, a cała procedura rozciąga się w czasie. Należy jednak pamiętać, że to od świadomości osób zatrudnionych często zależy prawidłowość stosowania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Jakie czynności obejmuje wdrożenie RODO?

Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że wdrożenie RODO to prosty proces sprowadzający się do opracowania kilku klauzul i dodania odpowiednich informacji na stronie internetowej. W rzeczywistości obejmuje ono wiele czynności, w tym:

przeprowadzenie audytu prawnego określającego punkt wyjścia dla dalszych działań;
analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych;
opracowanie dokumentacji RODO (m.in. polityki prywatności);
przygotowanie klauzul informacyjnych;
przygotowanie procedury obsługi osób, których dane dotyczą (rozpatrywanie skarg, odpowiadanie na zapytania);
ustalenie czy w firmie dochodzi do profilowania klientów;
ustalenie czy zachodzi potrzeba powołania Inspektora Ochrony Danych;
określenie na czym w danym przypadku polega uzasadniony interes administratora.

Czy warto korzystać z gotowych formularzy czy lepiej zlecić indywidualne wdrożenie RODO kancelarii prawnej? Najlepiej, jeśli jako administrator danych osobowych odpowiesz sobie na następujące pytanie – „Czy jestem w stanie wdrożyć RODO w swojej firmie prawidłowo i sprawnie?” Niestety, stopień rozbudowania RODO, a także konieczność dostosowania się do wytycznych PUODO powoduje, że łatwo o popełnienie błędu.

Kary za zaniedbanie obowiązków związanych z RODO

Czy można funkcjonować w obrocie bez wdrożonego prawidłowo RODO? Jak najbardziej. Jest to jednak działanie ryzykowne i mało odpowiedzialne. Zgłoszenie naruszenia zasad ochrony danych osobowych np. przez niezadowolonego klienta do UODO skutkuje wszczęciem postępowania wyjaśniającego.

Administrator danych, który nie wdrożył RODO lub wprawdzie uczynił to, ale nie jest w stanie wykazać dochowania zasady rozliczalności jest narażony na surowe kary. W przypadku elementarnych, poważnych naruszeń trzeba liczyć się z sankcją w wysokości do 20 milionów euro lub 4% całkowitego światowego obrotu przedsiębiorstwa. Przy lżejszych zaniedbaniach kara jest łagodniejsza. To „zaledwie” do 10 milionów euro lub 2% światowego obrotu.

Jeżeli obiektywne wartości wydają się nie obrazować potencjalnej wysokości sankcji, warto przywołać przykład kary administracyjnej nałożonej w 2022 r. przez Prezesa UODO na Fortum Marketing and Sales Polska S.A. W tym konkretnym przypadku kara wyniosła niemal 5 milionów złotych.

Wdrożenie RODO to usługa, której koszt uzależniony jest od wariantu i wynosi:

999 zł – w przypadku wdrożenia RODO w internecie (witryna internetowa, Social Media);
799 zł – samodzielne wdrożenie RODO przez klienta na podstawie gotowych wzorów dokumentów;
od 1599 zł – wdrożenie RODO przy użyciu gotowych wzorów dokumentów oraz z pomocą prawników z Kancelarii Linke Kulicki;
od 3999 zł – indywidualne wdrożenie RODO z pomocą prawników Kancelarii Linke Kulicki obejmujące modyfikację wzorów dokumentów (w wariancie dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników);
od 5999 zł – indywidualne wdrożenie RODO z pomocą prawników Kancelarii Linke Kulicki dla pozostałych podmiotów.

Klientom, którym zależy na czasie, oferowana jest również usługa przyspieszonego wdrożenia RODO. Podane ceny mają charakter orientacyjny i zależą od indywidualnie określonego zakresu wsparcia. Nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu art. 66 kodeksu cywilnego.

Jak wybrać usługę dla siebie? Początkujące firmy, JDG lub startupy dysponujące ograniczonym budżetem, które nie są zagrożone ekspozycją na wiele czynników ryzyka mogą zdecydować się na samodzielne wdrażanie RODO. Wszystkim innym podmiotom polecamy przeprowadzenie zmian przez profesjonalistów. Doświadczeni prawnicy zadbają o precyzyjne brzmienie wszystkich dokumentów, idealnie dopasowane do specyfiki prowadzonej przez klienta działalności gospodarczej.

Co obejmuje wdrożenie RODO – Pakiet dokumentów

Implementacja RODO w firmie może obejmować cały szereg zróżnicowanych dokumentów. Wśród nich można wymienić m.in.:

politykę ochrony danych osobowych;
wytyczne w zakresie przetwarzania danych osobowych;
ewidencję pracowników i współpracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
umowę o powierzenie przetwarzania;
klauzule zgód na przetwarzanie danych osobowych;
rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

Wzory są przygotowane w taki sposób, aby zminimalizować obowiązek wypełniania ich po stronie klienta.

Usługa wdrożenia RODO – Pakiet dokumentów ze wsparciem prawnika

Usługa wdrożenia RODO – Pakiet dokumentów ze wsparciem prawnika to usługa obejmująca wdrożenie przygotowanie standardowych dokumentów i zaimplementowanie ich z pomocą profesjonalistów, którzy ocenią potrzeby Twojej organizacji i doradzą optymalne rozwiązania.

Indywidualne wdrożenie RODO

Indywidualne wdrożenie RODO obejmuje przygotowanie dokumentów dopasowanych do specyfiki konkretnej firmy. To idealny wybór dla przedsiębiorców działających w obszarach wrażliwych, jak marketing, Health & Science, IT czy usługi finansowe.

Czy naprawdę potrzebuję wdrożenia RODO?

Opracowanie dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych oraz wprowadzenie zmian w funkcjonowaniu organizacji zapewniających zgodność z przepisami to nie tylko bezpieczeństwo. To także dowód tego, że firma podchodzi do swoich działań z zachowaniem należytego profesjonalizmu oraz dbałością o interesy klientów i kontrahentów, jako odpowiedzialny partner w biznesie.

Kancelaria Linke Kulicki oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia RODO dla małych, średnich i dużych firm. Nasi specjaliści zajmą się przygotowaniem niezbędnej dokumentacji z uwzględnieniem specyfiki prowadzonej przez klienta działalności, zadbają o odpowiednie opracowanie procesów obejmujących przetwarzanie danych osobowych. Prowadzimy również szkolenia dla pracowników oraz kadry zarządzającej. Jeśli masz pytania, zapraszamy do kontaktu.

FAQ – Co powinieneś wiedzieć o wdrożeniu RODO w swojej firmie?

Jak sprawdzić czy moja organizacja przetwarza dane osobowe?

Jeżeli zatrudniasz pracowników lub współpracujesz z klientami albo kontrahentami, niemal na pewno przetwarzasz dane osobowe. Pojęcie przetwarzania należy rozumieć bardzo szeroko. Obejmuje ono m.in. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, przeglądanie oraz udostępnianie danych osobowych. Administrator ma obowiązek wdrożyć adekwatne środki bezpieczeństwa dla każdego rodzaju przetwarzanych danych oraz czynności niezależnie od tego w jaki sposób są utrwalone te informacje (np. forma pisemna, elektroniczna, wizualna, dźwiękowa). Dzisiaj trudno wyobrazić sobie firmę, która nie przetwarza danych osobowych, nawet jeżeli nie prowadzi akcji marketingowych i nie zatrudnia pracowników.

W jakich firmach wdrożenie RODO ma szczególne znaczenie?

Wdrożenie RODO jest istotne wszędzie tam, gdzie przetwarzane są dane osobowe. Szczególną uwagę na szybką implementację odpowiednich procedur powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy z branż, gdzie dochodzi do przetwarzania danych na szeroką skalę. Do takich firm można zaliczyć np. agencje marketingowe, przychodnie lekarskie, software house’y, placówki edukacyjne. Kryteria ważne przy ustalaniu priorytetów biznesowych powinny mieć takie czynniki, jak liczba zatrudnionych pracowników, profil działalności, rodzaj przetwarzanych danych, ryzyka związane z przetwarzaniem danych.

Czy wdrożenie RODO może być tanie?

Cena usługi wdrożenia RODO zależy od wielu czynników i bez poznania wszystkich spośród nich jednoznaczne podanie ceny jest niemożliwe. Oferty dostępne w sieci zaczynają się od kilkudziesięciu złotych, a kończą na kilku tysiącach złotych za pojedyncze wdrożenie. Zlecając implementację RODO w firmie kancelarii prawnej, warto wybierać profesjonalistów z praktycznym doświadczeniem w zakresie stosowania przepisów dotyczących danych osobowych. Gwarantuje to rzetelność świadczonych usług. Pamiętaj, że wybór najtańszej spośród dostępnych możliwości nie musi oznaczać prawidłowości wdrożenia przepisów oraz bezpieczeństwa dla firmy. Najtańszą wersją wdrożenia jest zamówienie gotowego pakietu dokumentów, ale przedsiębiorca samodzielnie musi wtedy zadbać, aby wszystkie procedury przebiegały prawidłowo.

Kto nie musi stosować przepisów RODO?

Rozporządzenie RODO przewiduje katalog sytuacji, kiedy stosowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych jest wyłączone. Z reguły nie będzie on jednak dotyczył przedsiębiorców. O jakich sytuacjach mowa? Będzie nią np. przetwarzanie danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze (np. akcje charytatywne).

Na jakim obszarze obowiązuje RODO?

Rozporządzenie dotyczące przetwarzania danych osobowych znajduje zastosowanie na terenie wszystkich państw wchodzących w skład Unii Europejskiej (w tym Polski). Stosuje się je również na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Islandia, Norwegia, Liechtenstein). Co istotne przepisy wspólnotowe znajdują zastosowanie w przypadku firm z siedzibą na obszarze obowiązywania RODO, które świadczą usługi na rzecz klientów znajdujących się w państwie trzecim, a także firm z siedzibą w państwie trzecim, które oferują swoje usługi na terenie obowiązywania RODO.

Artykuł sponsorowany