Wezwanie do zapłaty to cały czas najznakomitszy, a przede wszystkim najskuteczniejszy sposób na przypomnienie dłużnikowi o zaległości w płatnościach. Sporządzenie wezwania do zapłaty zobowiązania zajmie nam tylko kilkadziesiąt minut, a może okazać ono się na tyle skuteczne, że pozwoli wierzycielowi, czyli Tobie, uniknięcia zainicjowania sporu sądowego.
Spis treści:
Czym jest wezwanie do zapłaty?
W ostatnich latach bardzo często spotykałam się z podejściem, że nie warto wzywać nierzetelnego kontrahenta do zapłaty, aby nie zniszczyć sobie latami budowanej relacji biznesowej. Najczęściej padające argumenty to oczywiście takie, że każde wezwanie do zapłaty przybliża nas do utraty takiego Klienta.
W mojej ocenie jest to pułapka, w którą bardzo często dają się złapać organizacje w początkowej fazie rozwoju, które są jeszcze na etapie korzystania z usług podwykonawców, takich jak na przykład wyspecjalizowani marketerzy lub programiści i nie posiadają własnych etatowych pracowników.
Niedoświadczeni przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że powstanie zatoru płatniczego w takiej sytuacji, może wygenerować niewygodny problem dla kilku, a nawet kilkunastu firm.Pomyślcie, co wydarzy się w momencie, kiedy każda z tych firm nie podejmie jakichkolwiek działań wobec swojego dłużnika? No właśnie… A w tym przykładzie wykorzystaliśmy jedynie bliżej nieokreślonego marketera i programistę!
Idźmy więc krok dalej!
Dlaczego warto wzywać do zapłaty?
Załóżmy, że prowadzisz firmę zajmującą się produkcją oprogramowania, która otrzymuje prośbę o wycenę przygotowania kampanijnego landing page (projekt graficzny, prace programistyczne, treści napisane przez copywritera) wraz z przygotowaniem wielokanałowej kampanii marketingowej w Internecie. W takim projekcie nagle pojawia się zapotrzebowanie na kilka do kilkunastu osób, z którymi współpracujemy B2B.
Właśnie dlatego, byłam i pewnie będę jeszcze świadkiem upadku wielu butikowych agencji marketingowych i software house’ów dostarczających swoim Klientom oprogramowanie, jak i usługi marketingowe.
Zastanówcie się więc, jaki był tego powód skoro programiści, jak i wysokiej klasy marketerzy powołujący do życia te organizacje nie mogli od wielu lat narzekać na brak zainteresowania swoimi usługami a co za tym idzie również na brak klientów?
Załóżmy, że jesteś freelancerem z pięcioma Klientami w portfolio. Jeden z Klientów, od którego zaczął się cały pomysł na własny biznes, aktualnie odpowiadający za większość Twojego miesięcznego przychodu i z którym zbudowaliście świetną relację, zaczyna mieć problemy finansowe. Jeśli jeden lub dwóch Klientów odpowiada za większość Twojego przychodu, to w przypadku niepowodzenia projektu (a to nie jest trudne, w momencie gdy po stronie Klienta zaczynają się zwolnienia, szalona rotacja i brak odzewu na wiadomości, czy telefony w sprawie projektu) Twoja firma straci płynność finansową.
Nie tracisz jednego Klienta, z dużą dozą prawdopodobieństwa – stracisz ich wszystkich!
Powyższy przykład to bardzo uproszczony scenariusz. Istnieje mnóstwo czynników mających wpływ na realizację projektów, a co za tym często idzie na istnienie Twojej firmy. Lista grzechów polskich przedsiębiorców jest bardzo długa: samodzielnie przygotowywanie umów na podstawie wzorów znalezionych w sieci lub nawet ich brak (!!), brak określenia zasad współdziałania z Klientem, brak ustalenia kwestii odpowiedzialności po obu stronach, brak uregulowanej współpracy z podwykonawcami, czy określenia momentu przeniesienia autorskich praw majątkowych.
Musisz zrozumieć jedną rzecz, która wielokrotnie wyciągała mnie z kłopotów związanych z płynnością finansową moich firm. Poprzez brak terminowej płatności Twój Klient – dłużnik, celowo nadwyręża Twoje zaufanie. Taki kontrahent może zburzyć Twoje wieloletnie wysiłki.
Pamiętaj więc – ochrona Twojej firmy i jej płynności finansowej to Twoje święte prawo! Dodatkowo musisz pamiętać, że na wszelki wypadek musisz zbierać dowody do ewentualnego postępowania sądowego. Jeśli nie wyślesz do dłużnika wezwania do zapłaty a zdecydujesz się na skierowanie sprawy do sądu, narazisz się na zarzut niepodjęcia próby mediacji z Klientem – dłużnikiem.
Dlatego właśnie sporządzenie skutecznego wezwania do zapłaty jest w tej sytuacji, aż tak kluczowe.
Jak skutecznie wezwać do zapłaty?
Polskie prawo nie przewidziało konkretnej formy wezwania do zapłaty. Mam tutaj na myśli zarówno treść wezwania, jak i samą formę. Masz do dyspozycji formę pisemną, sms-ową, e-mailową, ustną. Masz więc tutaj praktycznie pełną dowolność. Pamiętaj, że najlepiej jednak wzywać do zapłaty w takiej formie, aby móc to potem udowodnić.
Najlepiej więc wzywać do zapłaty pisemnie wysyłając do dłużnika pismo listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Dodatkowym zabezpieczeniem może być tutaj zwrotne potwierdzenie odbioru (teraz także można je dostać w odpowiedzi na wysłanego i otworzonego e-maila). W ten sposób uzyskasz urzędowe dowody nadania pisma do dłużnika i jego odbioru, które będziesz mógł przedstawić w sądzie.
Dobrą praktyką jest wysyłanie wezwania do zapłaty zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej. Ja osobiście robię to w ten sposób, że najpierw wysyłam wezwanie w formie pisemnej, a następnie po kilku dniach – najczęściej po około tygodniu – w formie elektronicznej.
Częstym problemem jest ustalenie właściwego adresu dłużnika. Jeśli jest on przedsiębiorcą to najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wysyłka na adres wynikający z CEIDG lub KRS.
Jeżeli zaś dłużnikiem jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej to wezwanie należy wysłać na znany Ci adres zamieszkania dłużnika.
Treść wezwania do zapłaty
1. data i miejsce sporządzenia pisma,
2. dane wierzyciela (adres, inne dane kontaktowe),
3. dane dłużnika (imię, nazwisko lub nazwa, adres),
4. tytuł pisma: Wezwanie do zapłaty,
5. wyjaśnienie dlaczego wysyłasz pismo kontrahentowi z żądaniem zapłaty, jakich umów oraz faktur dotyczy (numer faktury, data jej wystawienia, data upływu terminu zapłaty),
6. kwota należności głównej wynikająca z faktury oraz informacja o tym, że wierzycielowi należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych,
7. wskazanie ostatecznego terminu spłaty zadłużenia,
8. numer rachunku bankowego, na który należy wpłacić lub przelać kwotę należności,
9. podpis osoby sporządzającej wezwanie,
10. informację o krokach, jakie podejmiemy, gdy nie otrzymamy należności w podanym terminie – w tym miejscu warto uprzedzić dłużnika, że jeśli nie wpłaci Ci należnej kwoty we wskazanym terminie podejmiesz kroki prawne w postaci np. skierowaniem sprawy do sądu.
Informacje zamieszczone na tej stronie mają wyłącznie charakter ogólnych wytycznych. Nie stanowią one porady prawnej i nigdy nie należy ich tak traktować. Podkreślamy, że w razie jakichkolwiek wątpliwości, najlepszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie samodzielnej szczegółowej analizy sytuacji lub skorzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej.