Obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą obejmuje wszystkich przedsiębiorców. Szczególną kategorią są dokumenty zawierające dane wrażliwe. Jak je archiwizować, aby zapobiec ewentualnym wyciekom?
Przechowywanie dokumentów – podstawowe zasady
Dokumenty zawierające dane wrażliwe mogą być procedowane wyłącznie przez uprawnionych pracowników. Bardzo istotne jest więc opracowanie procedur w zakresie obiegu, przetwarzania i przechowywania tego typu dokumentacji. Przykładowo akta osobowe powinny znajdować się wyłącznie w rękach pracowników działu kadr, którzy jednocześnie ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłową archiwizację. Przechowywanie dokumentów i akt można też zlecić firmie zewnętrznej – więcej informacji na ten temat dostępnych jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/.
Jak zadbać o bezpieczeństwo dokumentów zawierających dane wrażliwe?
Podstawowym obowiązkiem w zakresie przechowywania dokumentów zawierających dane wrażliwe jest ulokowanie ich w miejscach, do których nie będą miały dostępu osoby nieuprawnione. Przedsiębiorcy najczęściej inwestują w:
- szafy zamykane na klucz,
- sejfy,
- zamki szyfrowe
- magnetyczne karty dostępu.
Są to podstawowe zabezpieczenia, których wdrożenie nakładają na firmy przepisy prawa. Nie określają one w precyzyjny sposób, jak na czym polega bezpieczne przechowywanie dokumentów, jednak w drodze wykładni można stwierdzić, że tylko stosowanie odpowiednich środków ochronnych pozwala zabezpieczyć się przed wyciekiem danych. Archiwizacja dokumentów i akt, o której więcej można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/, nie jest tożsama dla danych w formie papierowej i cyfrowej. W drugim przypadku należy zadbać o dodatkową ochronę w postaci haseł zmienianych z okresową częstotliwością bądź szyfrowania.
Przechowywanie dokumentów – łatwe i bezpieczne!
Przechowywanie dokumentów zawierających dane wrażliwe, osobowe albo inne chronione prawnie wymaga wdrożenia odpowiednich standardów. Nie można przy tym zapominać, że istotna jest nie tylko archiwizacja, ale i cała procedura niszczenia. Jeśli temat ten wydaje Ci się skomplikowany, zapoznaj się z ofertą Rhenus Office – firmy, która świadczy usługi w zakresie archiwizacji, digitalizacji oraz utylizacji dokumentów. Pamiętaj, że zasady przechowywania i niszczenia danych dotyczą nie tylko formy papierowej, ale również cyfrowej, która coraz częściej spotykana jest w polskich przedsiębiorstwach.
Artykuł sponsorowany