Programy dla kancelarii

Rejestracja czasu pracy w kancelarii – jak robić to dobrze?

5
(18)

Mierzenie i ewidencja czasu pracy – napisano już na ten temat dziesiątki artykuł, ale wnioski z nich płynące, zawsze warto powtórzyć. Czas jest prawdopodobnie naszym najcenniejszym zasobem. Efektywne zarządzanie czasem pracy pracownika ma kluczowe znaczenie dla zachowania produktywności. Na rynku pojawiło się mnóstwo narzędzi do zarządzania czasem pracy, które można wykorzystać do optymalizacji wykorzystania tego ograniczonego zasobu.

Program RCP i rejestracja czasu pracy w kancelarii

Prawnicy świetnie radzą sobie w zapamiętywaniu tego, co robili w większych blokach czasowych. Spotkania, telekonferencje, czy merytoryczna praca nad dokumentami – z tym nie mają najmniejszego problemu. To, o czym zapominają, to wszystkie małe rzeczy, które przewracają dzień do góry nogami.

Te drobiazgi to przede wszystkim wrzutki od klientów w formie maili oraz telefonów. Dobry prawnik potrafi rozwiązać skomplikowany problem i udzielić porady prawnej, nawet podczas krótkiej interakcji. Bardzo rzadko jednak dokumentuje takie sytuacje, wmawiając sobie, że taka drobna z jego punktu widzenia pomoc prawna, zaprocentuje w przyszłych relacjach. Niestety Klienci mają to do siebie, że często bardzo mocno wykorzystują takie podejście radcy prawnego czy adwokata i coraz częściej kontaktują się z nim telefonicznie, aby coś pilnie ustalić (w domyśle – za darmo). Warto o tym pamiętać, dokumentować takie wydarzenia i naliczać za nie godziwe wynagrodzenie.

Prawnicy pracując przy wielu sprawach, bardzo często dla wielu klientów jednego dnia, mają duży problem z odtworzeniem tego, nad czym pracowali w danym dniu czy tygodniu. Jest to zadanie czasochłonne i stanowi pewnego rodzaju wyzwanie. Dlatego zawsze odkładają to na później, aż będą mieli czas na skupienie się i dokładne przemyślenie wszystkich interakcji z danym Klientem. Niektórzy prawnicy decydują się na ręczne śledzenie czasu pracy, w celu późniejszego wprowadzenia ich do ewidencji prowadzonej np. w programie Microsoft Excel. Jednak może to powodować problemy, gdy informacje są zapisywane na wielu urządzeniach lub wielu kalendarzach czy notatnikach, ponieważ mogą one zostać utracone lub przeoczone.

Aplikacje do mierzenia czasu pracy w kancelarii

Korzystając z najnowocześniejszych rozwiązań, prawnicy mogą być pewni, że ich faktury nie będą doświadczać oporu ze strony klientów, a oni sami będą jeszcze lepiej rozumieli swój czas pracy, zarówno w odniesieniu do czynności podlegających, jak i niepodlegających rozliczeniu. Mając przez sobą pełny obraz swojego dnia pracy i mając do dyspozycji całkowicie dokładny i wiarygodny zapis informacji dotyczących czasu pracy w firmie. Poniżej przedstawiamy kilka najciekawszych naszym zdaniem narzędzi do mierzenia czasu pracy.


rejestracja czasu pracy

Desk Time

DeskTime jest jedną z wiodących narzędzi do zarządzania projektami dla zespołów kancelarii prawnej każdej wielkości. DeskTime jest używany przez ponad 100 000 osób i 6 000 firm w 98 krajach. Pozwala śledzić projekty jak i zadania w osobnych widokach i pozwala sprawdzić, ile czasu zajmują danemu pracownikowi konkretne zadania.

W ten sposób możesz efektywniej planować pracę swojego zespołu. Ponadto Desk Time automatycznie oblicza koszty projektu na podstawie stawek godzinowych Twoich pracowników i współpracowników. Desk Time śledzi również, jakie strony internetowe, aplikacje i programy były odwiedzane przez pracowników w ciągu dnia.

Ceny planów w Desk Time (akt. 11.2021)

Free – dostępne są podstawowe funkcje bez żadnych kosztów dla jednego użytkownika;
Pro — 7€ za użytkownika/miesiąc przy rozliczeniu miesięcznym, 5,50€ za użytkownika/miesiąc przy rozliczeniu rocznym;
Premium – 9€ za użytkownika/miesiąc przy rozliczeniu miesięcznym, 8,25€ za użytkownika/miesiąc przy rozliczeniu rocznym;
Enterprise — 18€ za użytkownika/miesiąc przy rozliczeniu miesięcznym, 16,50€ za użytkownika/miesiąc przy rozliczeniu rocznym;

Przy rozliczeniu rocznym Desk Time oferuje jeden darmowy miesiąc usługi. Pełna wersja cennika wraz z porównywarką planów dostępna jest tutaj.

Desk Time — bezpłatny okres próbny

Darmowy okres próbny jest dostępny dla wersji Pro, Premium oraz Enterprise i trwa 14 dni. Aby skorzystać z darmowego okresu próbnego nie jest wymagane podawanie danych karty kredytowej. Uzupełnisz te dane w momencie zdecydowania się na wyższy plan.


Skup się na swoich zadaniach a resztę zostaw wykwalifikowanym specjalistom

Prawnicy mogą rozwiązać ten problem poprzez wykorzystywanie w codziennej pracy, aplikacji do mierzenia czasu pracy, która pozwoli im przeanalizować, jak spędzają swój dzień w pracy. Wyrobienie w sobie nawyku skrupulatnego rejestrowania czasu pracy pozwala na efektywne mierzenie godzin rozliczeniowych. Co więcej, dzięki śledzeniu czasu pracy niepodlegającego rozliczeniu z Klientami, prawnicy mogą zidentyfikować obszary, w których opłacalne może okazać się skorzystanie z usług podwykonawców (księgowość, kadry, marketing).

Aby utrzymać dynamikę biznesu, prawnicy powinni starają się powstrzymywać od poświęcania czasu pracy na czynności, za które nie otrzymują wynagrodzenia – takie jak np. prace nad stroną www kancelarii prawnej czy SEO strony kancelarii. Outsourcing zadań niepodlegających rozliczeniu do wyspecjalizowanych usługodawców, często zapewnia prawnikom przestrzeń niezbędną do skupienia się na faktycznym wykonywaniu wysokojakościowych usług prawniczych.

Korzyści wynikające z mierzenia czasu pracy

Problem narasta do niewyobrażalnych rozmiarów, ponieważ wielu z nas ma trudności z przypomnieniem sobie, co robiliśmy wczoraj, nie mówiąc już o tym, co robiliśmy w zeszłym tygodniu, czy nawet kilka tygodni temu. A oznacza to, że dokładna dokumentacja czasu pracy i związanych z nim zadań, staje się trudniejsza, gdy zadanie to jest odkładane na później. A odkładanie tej czynności, zazwyczaj oznacza zaniżanie, a nie zawyżanie kwot na fakturach.

Używając aplikacji do mierzenia czasu pracy, rozliczenie danego wydarzenia trwa z reguły tylko kilka sekund. Wszystkie te godziny spędzone na ręcznym obliczaniu czasu pracy są skondensowane do kilkudziesięciu sekund, uwalniając czas na wykonywanie bardziej produktywnych zadań.

Dokładność rozliczeń z Klientami zawsze była ważną kwestią dla przedstawicieli zawodów prawniczych.
Wiąże się to z etosem etyki prawniczej, dbałością o budżet klientów, a także z chęci posiadania pełnej kontroli nad przychodami kancelarii. Większość prawników nie chce zawyżać kosztów klienta, ale nie chce też zaniżać swoich comiesięcznych faktur. Prowadząc ewidencję czasu pracy z poziomu aplikacji do mierzenia czasu pracy, możesz, nie tracąc zbędnego czasu, szybko i wygodnie przełączać się między zadaniami, klientami lub projektami.

Jak nakłonić zespół prawników do precyzyjnego raportowania?

Twoja kancelaria może skorzystać z wielu korzyści, jakie dają aplikacje do rejestrowania czasu pracy, tylko wtedy, gdy wszyscy Twoi współpracownicy będą ją skrupulatnie uzupełniać rzeczywistymi informacjami. Dane, które zbierasz nie mogą być w pełni użyteczne, jeśli są w nich luki oraz nieścisłości. Pozostaje więc pytanie: jak skłonić pracowników kancelarii do precyzyjnego raportowania swoich roboczogodzin?

Dla wielu zespołów, konieczność wypełniania czegoś, co jest skomplikowane i często mylące, po całym dniu ciężkiej pracy sprawi, że zespół odrzuci proponowane rozwiązanie i nie będzie go traktował poważnie, zwłaszcza po spędzeniu dnia pracy. Dlatego korzystanie z aplikacji do mierzenia czasu pracy, które są intuicyjne i łatwe w użyciu, może pomóc Ci wyeliminować tę obiekcje zespołu.

Zrozumienie przez zespół korzyści płynących z używania aplikacji do mierzenia czasu pracy, pozwoli Ci zebrać komplet informacji na temat czasu pracy poszczególnych osób a Twoi współpracownicy szybko zauważą oszczędność czasu, jaką gwarantuje jej używanie.

Aktualnie istnieją dziesiątki aplikacji do rozliczania i monitorowania czasu pracy, które umożliwiają prawnikom rejestrowanie rozliczanych godzin np. za pomocą głosu. Jest to jedna z najciekawszych funkcjonalności, która jeszcze bardziej przyśpiesza raportowanie określonego zadania czy wydarzenia. Czy raportowanie roboczogodzin bezpośrednio z samochodu, bez wprowadzania treści w tradycyjny sposób, nie brzmi dobrze?

Oceń nasz tekst!

Średnia ocen 5 / 5. Liczba głosów: 18